Ključna razlika - tajnik protiv recepcionara
Tajnik i recepcionar dva su važna mjesta u bilo kojoj organizaciji između kojih se mogu naglasiti neke razlike. Ova dva radna mjesta imaju različite uloge, funkcije i dužnosti za izvršavanje suprotno popularnoj zabludi da su to isti poslovi. Dok je tajnik više osobni asistent ili administrativni pomoćnik, recepcionar je prva osoba s kojom se susretne kad uđe u organizaciju. Pogledajmo razliku između funkcija tajnika i recepcionara.
Tko je tajnik?
Prema Oxfordskom rječniku engleskog, tajnik je administrativni službenik u organizaciji koji je zaposlen da tipka pisma, vodi evidencije itd. Funkcije tajnika razlikuju se ovisno o veličini organizacije. Dok će u maloj tvrtki možda morati obavljati dvostruke dužnosti recepcionara, kao i tajnica, u velikim organizacijama ona je osoba koja organizira raspored svog šefa, prima i odgovara na sve mailove, naručuje zalihe, zakazuje sastanke sa svojim šefom, upisuje važna pisma i tako dalje.
Tajnik mora imati srednju školu ili ekvivalentnu diplomu i mora imati vještine brzog tipkanja. Mnoge tvrtke radije zapošljavaju osobe koje imaju dodatni certifikat o vještinama na razini tajnika. Sada prijeđimo na razumijevanje uloga recepcionara kako bismo stekli jasnu predodžbu o razlici između njih dvoje.
Tko je recepcionar?
Recepcionar je obično dužan pozdraviti ljude na recepciji i uputiti ih na različite odjele, ovisno o njihovim zahtjevima. Ona je također osoba koja mora prisustvovati dolaznim pozivima i odgovarati na upite te također saslušati pritužbe. Ljudi željni sastanka s važnom osobom u organizaciji moraju se sastati s tom osobom kako bi dobili datum i vrijeme sastanka.
Kad nazovete bilo koju tvrtku, obično čujete glas recepcionara. Recepcionar mora biti prisutan svim posjetiteljima i mora imati ugodnu osobnost, stav pomoći i slatki glas koji će ih impresionirati. Ona mora imati telefonsku etiketu kako bi s maksimalnom učinkovitošću odgovarala na sve poslovne upite i pretvarala povremene upite u stvarne kupce.
Tada je jasno da postoje velike razlike u ulogama, odgovornostima i funkcijama tajnika i recepcionara.
Koja je razlika između tajnika i recepcionara?
Definicije tajnika i recepcionara:
Tajnik: Administrativni službenik u organizaciji koji je zaposlen da tipka pisma, vodi evidencije itd.
Recepcionar: Osoba koja pozdravlja posjetitelje ureda i obračunava se s njima.
Karakteristike tajnika i recepcionara:
Dužnosti:
Tajnica: Tajnica organizira raspored svog šefa, prima i odgovara na sve mailove, naručuje zalihe, zakazuje sastanke sa svojim šefom, unosi važna pisma itd.
Recepcionar: Recepcionar pozdravlja ljude na recepciji i usmjerava ih na različite odjele, ovisno o njihovim potrebama. Ona također mora prisustvovati dolaznim pozivima i odgovarati na upite te također saslušati pritužbe.
Zahtjevi:
Tajnik: Potrebna je potvrda o tajničkim vještinama.
Recepcionar: Nije potrebna posebna vještina; međutim pojedinac mora imati ugodnu osobnost, stav koji pomaže i drag glas. Također bi trebala biti učinkovita u svom poslu.
Ljubaznost slike:
1. Blagajnik 32B [javna domena], putem Wikimedia Commons
2. “Recepcionari” Evana Bencha iz Pariza, Francuska - Recepcija. [CC BY 2.0] putem Wikimedia Commons
